Zoho ou CRM sur mesure : comment choisir

Vous voulez un logiciel de gestion, mais vous avez peur d'un gros projet compliqué. À la fin de cet article, vous aurez quelques questions simples pour choisir entre Zoho et un outil bâti pour vous, et vous saurez que vous n'avez pas à décider de tout d'un coup.

1. Ce qu'un logiciel de gestion doit faire pour vous

Avant de parler de logiciel, parlons de ce que vous vivez. Vos clients sont peut-être notés un peu partout : un cahier, un fichier Excel, votre téléphone. Vous oubliez parfois de relancer une soumission ou un paiement. Vous refaites le même rapport chaque mois.

Un bon logiciel de gestion règle ces irritants. Concrètement, il doit :

• réunir tous vos clients au même endroit, dans un carnet de clients en ligne ;
• vous rappeler les suivis, ou préparer un courriel de relance pour vous ;
• faire en sorte que chaque information entre une seule fois ;
• mettre vos chiffres à jour sur un seul écran.

Si un outil fait cela et que vous l'utilisez vraiment, c'est le bon outil. La marque vient après.

2. Quand Zoho est le bon choix

Zoho réunit la gestion d'une entreprise dans une seule plateforme : des logiciels qui se parlent entre eux. Voici ceux dont on parle le plus souvent :

• Zoho CRM : vos clients, vos ventes et vos suivis au même endroit.
• Bigin : un carnet de clients léger, pensé pour les petites entreprises.
• Zoho Books : vos factures, vos dépenses et votre comptabilité.
• Zoho Desk : les demandes de vos clients, chacune suivie jusqu'à sa réponse.
• Zoho Campaigns : vos infolettres et vos courriels à toute votre clientèle.

Zoho est souvent un bon choix quand vos besoins ressemblent à ceux de beaucoup d'entreprises : un carnet de clients, de la facturation, du soutien, des infolettres. Comme tout est relié, c'est aussi plus facile à automatiser.

Mais un logiciel, même bon, ne suffit pas. Zoho fait les logiciels ; le travail, c'est de les faire marcher chez vous : choisir les bons, les régler selon votre façon de travailler, transférer vos données et former votre équipe pour qu'elle en garde le contrôle. Un outil ne vaut que s'il est utilisé. Voir la page Zoho.

3. Quand le sur mesure vaut la peine

Votre façon de travailler vous est propre. Parfois, aucun logiciel tout fait ne lui convient.

Un outil sur mesure peut alors être plus simple et plus juste : un carnet de clients maison avec vos fiches, vos étapes de suivi et vos relances, et rien de plus. Ou un formulaire relié à vos fiches. Ou un tableau de suivi qui se met à jour seul.

Le sur mesure vaut la peine quand :

• vos étapes de travail ne ressemblent à celles d'aucun modèle standard ;
• vous payez pour beaucoup de fonctions que vous n'utilisez jamais ;
• vous voulez un outil simple, à votre image, relié à ce que vous avez déjà.

L'idée n'est pas d'avoir le plus gros outil, mais le bon. Les détails sont sur la page CRM et outils sur mesure.

4. Les questions à vous poser

Trois questions aident beaucoup à trancher.

Combien de personnes l'utiliseront ? Seul, à deux ou en équipe, les besoins ne sont pas les mêmes. Une plus grande équipe a souvent besoin de rôles et d'accès différents.

Quels outils faut-il relier ? Votre courriel, votre facturation, votre calendrier, votre site. Plus il y en a, plus il faut vérifier que tout se parle. Zoho propose déjà des liens entre ses logiciels ; un outil sur mesure se relie à vos outils actuels.

Qui l'entretiendra ? Un outil vit. Il faut le régler, l'ajuster, former les nouveaux. Demandez-vous qui s'en occupera dans un an. Dans les deux cas, on peut rester disponible pour le support et l'amélioration continue.

Ajoutez une quatrième question : qu'avez-vous déjà ? Si votre logiciel actuel fait l'affaire, on le garde et on le relie à vos autres outils. Rien n'oblige à tout changer.

Si vous êtes dans un cabinet comptable, par exemple, la page Cabinet comptable montre comment ces questions se posent dans ce métier.

Un dernier mot sur les renseignements de vos clients : quel que soit l'outil, on configure les accès selon la Loi 25, et on vous explique clairement où les données sont hébergées. Vos données vous appartiennent.

5. Commencer avec l'un et relier l'autre plus tard

Ce n'est pas un choix à vie. Beaucoup de gens craignent de se tromper. Pourtant, on peut commencer petit.

Choisissez une seule chose : votre liste de clients, votre facturation. Réglez-la bien. Vous voyez la différence, puis vous décidez de la suite.

Par exemple, vous pouvez commencer avec Zoho CRM pour vos clients, puis ajouter plus tard un petit outil bâti pour un besoin que Zoho ne couvre pas, relié à votre CRM. Ou l'inverse : un outil maison au départ, et Zoho plus tard. On avance par étapes, et chaque étape se valide avec vous.

Pour que l'outil soit vraiment adopté, la formation compte autant que l'installation. Elle se fait avec vos vrais clients, par rôle, et vous en repartez à l'aise. Voir Formation Zoho.

À retenir

• Le bon logiciel est celui que vous utilisez : un seul endroit pour vos clients, des suivis préparés, des chiffres à jour.
• Zoho convient souvent aux besoins courants ; le sur mesure, à une façon de faire qui vous est propre.
• Vous n'avez pas à tout décider d'un coup : commencez petit, reliez le reste plus tard.